Setiap organisasi atau unit kerja pasti memerlukan biaya tak terduga, yakni biaya yang harus dikeluarkan tanpa mengganggu anggaran biaya tahunan organisasi yang diperlukan untuk menyelesaikan seluruh program kerja.
Umumnya biaya tak terduga kerap disebut dana taktis atau dana non-budgeter. Kegiatan menghimpun dana taktis bagaikan momok yang menakutkan. Sebab, di satu sisi berisiko melanggar hukum dan di sisi lainnya sangat dibutuhkan karena berguna untuk berbagai keperluan, baik darurat maupun pengeluaran yang tidak dapat tertampung pada anggaran biaya resmi tahunan.
Keperluan dana darurat meliputi biaya sosial yang sangat mendadak untuk segera dikeluarkan, seperti kecelakaan yang menimpa pegawai/karyawan, keperluan karyawan beserta keluarganya yang menderita sakit, meninggal, terkena musibah bencana.
Biaya tak terduga lainnya dapat berupa pengeluaran yang bersifat pelayanan yang diperlukan untuk menjamu tamu, kolega, pemeriksa, dan sebagainya yang tidak memenuhi syarat untuk diprogramkan dalam anggaran biaya tahunan organisasi.
Di samping itu, setiap organisasi pasti disibukkan oleh berbagai acara seremonial tahunan, baik yang diperingati secara umum maupun yang bersifat keagamaan, seperti penyelenggaraan peringatan hari kemerdekaan, hari bakti/ulang tahun organisasi dan hari besar nasional lainnya.
Untuk hari besar keagamaan, seperti Hari Raya Idul Fitri yang pasti memerlukan pengeluaran untuk THR, Idul Adha, Natal dan Tahun Baru sebagai bonus akhir tahun dan sebagainya. Karena itu, tentu diperlukan dana taktis yang tidak sedikit.
Pengelolaan Dana Taktis
Diperlukan pengelolaan dana taktis yang meliputi proses perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi. Dalam pengelolaan dana taktis diperlukan strategi yang matang dalam arti aman, tak berisiko terhadap masalah hukum. Yang tidak kalah pentingnya adalah semua pegawai/karyawan mendukung dan merasa puas dengan kebijakan pengelolaan dana taktis.
Pengelolaan dana taktis dimulai dengan membentuk unit kerja khusus nonformal dan tidak perlu membentuk unit kerja baru, cukup dirangkap pada unit kerja yang sudah ada. Tugas pertamanya yakni membuat perencanaan, termasuk identifikasi item pekerjaan yang berpotensi menghasilkan dana taktis beserta penanggung jawab dan perkiraan besarnya dana dan durasi/waktu perolehannya.
Langkah berikutnya melakukan perencanaan perkiraan besaran dana taktis yang diperlukan dalam setahun, untuk apa saja, dan termasuk siapa saja calon penerimanya. Dalam perencanaan tentu harus dirumuskan pula berbagai skenario alternatif bila salah satu skenario tidak sesuai dengan yang diharapkan.
Baca Juga: Mengenali ”Construction Crime”
Dalam proses identifikasi dana taktis, kerap ditemui satu hal yang dilematis, yakni memutuskan apakah cara yang akan ditempuh untuk memperoleh dana cukup aman atau masih berisiko terhadap pelanggaran hukum. Sering kali sangat tipis perbedaannya antara yang halal dan haram sehingga diperlukan klarifikasi khusus untuk memutuskannya karena harus merumuskan argumentasi yang mendukung aspek legalitas dan melakukan pendalaman melalui berbagai sumber informasi.
Kemampuan Mengelola Dana Taktis
Umumnya, kemampuan mengelola dana taktis diperoleh secara otodidak karena tidak pernah diajarkan melalui perguruan tinggi/sekolah formal. Baik sengaja maupun tidak kemampuan ini lebih banyak diajarkan atau diwarisi secara turun-temurun melaui pengalaman para senior yang berfungsi sebagai mentor di lokasi kerja atau di kantor.
Perolehan dana taktis dengan melakukan penyimpangan (crime) umumnya lebih banyak digemari walau berisiko melanggar hukum karena lebih mudah dilakukan tinggal duduk manis dana akan datang dengan sendirinya, tanpa peduli cara memperolehnya.
Dalam pekerjaan yang menggeluti bidang konstruksi, misalnya, cara memperoleh dana taktis melalui commitment fee (CF) dari penyedia jasa sudah jamak dilakukan. Namun persoalannya, bila CF disediakan tidak dari sebagian porsi keuntungan penyedia jasa, melainkan dari manipulasi kuantitas maupun kualitas pekerjaan konstruksi.
Bila hal ini yang berlangsung dan dibiarkan terjadi, risiko terhadap pelanggaran hukum semakin terbuka dan tidak kalah pentingnya risiko kegaggalan konstruksi semakin besar. Sebenarnya tanpa melakukan crime dana taktis dapat diperoleh melaui cara yang halal tanpa berisiko terhadap penyimpangan maupun pelanggaran hukum.
Perolehan dan Sumber Dana Taktis
Berbagai sumber dana taktis yang halal dan tidak menyimpang serta tidak melanggar hukum dapat diidentifikasi beserta cara memperolehnya. Di bidang konstruksi, antara lain dapat melalui strategi construction effective (CE) dan construction bussiness (CB), yang merupakan bagian dari construction strategy (CS). Salah satu konsep CE adalah konsep rekayasa nilai (value engineering) yang sudah berkembang sejak tahun 1940-an dan di Indonesia baru berkembang sejak tahun 1970-an.
Kementerian PUPR sudah mengantisipasi konsep VE tersebut. Dalam Peraturan Menteri (Permen)) PUPR Nomor 22/PRT/M/2018 tentang Pembangunan Bangunan Gedung Negara sudah diatur mengenai penerapan rekayasa nilai (VE), bahkan Direktorat Jenderal Bina Marga Kementerian PUPR telah menerbitkan surat edaran nomor 11/SE/Db/2022 tentang Pedoman Pelaksanaan Teknis Rekayasa Nilai (Statement of Work Value Engineering). Tidak hanya itu, yang terbaru pada 2024, Direktorat Jenderal Bina Marga telah memiliki prosedur standar operasi (SOP) Pelaksanaan Kajian Value Engineering nomor SOP/UPM/DJBM-192 tahun 2024.
Di samping CE dana taktis dapat diperoleh dari pengelolaan CB. Dalam pekerjaan konstruksi tidak sedikit peluang perolehan dana taktis yang bisa dihasilkan melalui pengelolaan peluang bisnis konstruksi. Mulai dari permodalan, pengadaan tenaga kerja, peralatan, material, dan jasa lainnya. Pengelola CB perlu memiliki jaringan informasi dan hubungan relasi yang luas serta didukung oleh kreativitas dan inovasi dalam memanfaatkan peluang bisnis yang ada. Kerja sama dan hubungan interaktif antarunsur terkait, baik owner maupun penyedia jasa, harus terjalin dengan baik dan terbuka/transparan.
Penulis dengan senang hati menyediakan waktu untuk berdiskusi menyangkut detail perolehan dana taktis melalui konsep CS, CE, dan CB.
Satu hal yang penting dipahami dan disepakati adalah terjalinnya kesetaraan secara proporsional antarunsur terkait dalam mengelola dana taktis.***
Baca Juga: Apa Itu “Construction Bussiness”?
